Formålet med innsynsretten er å gi alle innsikt i dei sakene som kommunen handsamar. Innsynsretten gjeld dokument som er i kommunen sine arkiv eller kontor. Innsynsretten gjeld også journal og liknande register og møtekart til folkevalde organ. Eit "dokument" er ikkje berre papirbaserte dokument. Etter lova sin definisjon gjeld retten all lagra informasjon utan omsyn til kva medium som er nytta for lagringa.

Offentleglova sin hovudregel er at alle sakdokument i kommunen er offentlege, dersom det ikkje er gjort unnatak som er heimla i lov. Sjølv om eit dokument kan unnatakast frå offentleg innsyn, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel kan gjerast kjent heilt eller delvis (meiroffentleg).

Sensitive personopplysningar (slik som etisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold) er unnateke offentleg innsyn og vil difor ikkje kunne publiserast utan samtykke. Det same gjeld andre personopplysningar som ikkje er unnateke offentleg innsyn, men som vil kunne oppfattast som belastande å få offentleggjort.

Før publisering må kommunen vege mellom omsynet til innsyn og vernet til den einskilde (personvern). I forhold til innsyn i dokument må vi forholde oss til offentleglova og forvaltningslova.

Det er ikkje krav om at den som ber om innsyn må ha sakleg interesse. Krav om innsyn må imidlertid knytt seg til "ei bestemt sak":

Innsyn i offentlege dokument er som hovudregel gratis. Dersom dokumenta det vert bede om innsyn i er tilgjengeleg elektronisk og vert oversendt elektronisk, er det ikkje høve til å ta betalt for dette. Ved utskrift eller kopiering av dokument som i antal er over hundre A4-ark i ei sak, kan forvaltningsorganet krevje ei krone pr ark utover hundre i tillegg til porto å sende ut. Det er også i einskilde høve muleg å ta betalt for utskrift eller kopier på uvanleg format eller av høgkvalitet, eller ved kopiering til anna lagringsmedium enn papir. Betaling kan ikkje overskride dei faktiske kostnadane organet har hatt til kopiering. Det kan ikkje takast betaling for den tida som går med til å handsame krav om innsyn og å kopiere dokument.

Ein offentleg postjournal er ei liste over inngåande og utgåande post til eit offentleg organ.
Postlistene gjenspeglar inn- og utgåande korrespondanse i kommunen. Alle arkivverdige dokument som kjem til kommune vert journalført. På same måte vert alle dokument som sakshandsamarane skriv og sender ut, journalført.

Vi gjer merksam på at sakshandsaming som skjer i dei ulike fagsystema i Sande kommune ikkje kjem på postlista. Arkiv som omhandlar barn, elevar, pasientar og klientar ligg ikkje ute offentleg. Vi gjer merksam på at det likevel kan stillast krav om å få utlevert postliste der dokumentasjonen i forhold til desse arkivdelane er med.

Ei postliste er ei opplista oversikt over dette, den skal innehalde namnet på saka og dokumentet og det skal kome fram om den er unnateke offentleg innsyn.

Her finn du postlista til Sande kommune.

I Sande kommune er bygge- og delingsarkivet, planarkivet og saksarkivet lagt ut med lesbare dokument i fulltekst. 

Her finn du oversikt over alle arkiv i Sande og kva for nokre av dei som er tilgjengelege via postlister.