Registeringsskjema for folkevalde
Politisk sekretariat (administrasjonen) er avhengig av at alle innvalde medlemmar i kommunestyret, utvala og råda er registert i våre system, slik at vi har korrekte personopplysningar.
Samtykke og teieplikt
Alle folkevalde må ha signert samtykkeskjema til å verte vald inn i styre, råd og utval og ein må signere teiepliktskjema.
Her finn du skjemaet du skal fylle ut. Du må logge deg inn med bank-id, fylle ut og sende inn.
Innkalling og forfall til politiske møter
Innkalling og sakspapir
Innkalling og sakspapir til dei politiske utvala vert publisert ca ei veke før møtet skal vere. Innkalling og sakliste vert publisert i møteportalen for politikarane og på innsynsløysinga til Sande kommune.
Det vert også sendt kalendarinnkalling og varslingse-post til faste medlemmar og vara.
Forfall
Kommunelova § 8-1. Rett og plikt til å delta i møte.
"Medlemmer av et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ plikter å delta i organets møter hvis de ikke har gyldig forfall."
Pkt 2.23 i politisk reglement for Sande kommune:
"Kva som er gyldig forfall, må vurderast med utgangspunkt i kriteria i domstollova § 90 andre ledd: «sykdom eller andre hindringer gjør det umulig eller uforholdsmessig byrdefullt å møte». Dette betyr at terskelen for å gje fritak er høg. Melding om fråfall skal difor grunngivast. I tillegg til gyldig fråfall vil ugildskap også frita ein representant for møteplikta. Fråfall frå heile eller delar av møte, skal meldast til møtesekretæren i god tid, slik at ein varamedlem kan kallast inn. Viss ein representant må gå frå møtet på grunn av gyldig fråfall, skal det straks meldast til møteleiaren og noterast i protokollen som permisjon. Er ein vararepresentant då til stades, skal vedkomande ta sete. Det bør normalt skje mellom to saker, men det er ikkje eit absolutt krav. Alle permisjonar skal noterast for at røystetala til kvar tid vert rette og kan kontrollerast i ettertid. Dersom den faste medlemmen som har meldt fråfall for eit møte likevel kan stille når møtet vert halde, skal vedkomande ta sete, og den innkalla varamedlemmen går ifrå"
Elektroniske system og verktøy for dei folkevalde
Acos Møteportal - sakspapir til politiske møter
I møteportalen vil du som politikara har oversikt over din møtekalendar, dine faste utval, dine møter og saksdokumentasjon til desse møta, inkl. saker som er unnateke offentlegheit.
Du vil også kunne sjå andre faste utval sine sakspapir så lenge desse er offentlege. Du kan søkje i saker, vedtak og lese protokollar.
Pålogging til Acos møteportal skjer med BankId.
For pålogging følg lenka er.
Innsynsløysinga Innsyn - postlister og saksdokument
Alle offentlege utval med sine offentlege sakspapir og protokollar vert publiserte på innsynsløysinga til kommuna etterkvart som dei er klare.
I innsynsløysinga kan du også lese postlista til kommuna, der ein god del av dokumentasjonen no er publisert i fulltekst.
Her finn du inn Innsyn.
Visma Enterprise Plus - godtgjersle, reiserekning og tapt arbeidsforteneste
Utbetaling av faste leiargodtgjersler og møtegodtgjersler skjer via økonomisystemet Visma Enterprise Plus i november kvart år.
For å få tilgong til lønsslippen har du 3 moglegheiter:
- PÅ INTERNETT: logge inn i Visma på web: https://sande-kommune.enterprise.visma.no. Her kan du logge inn med BankId.
- APP PÅ MOBIL: laste ned appen til mobiltelefon: Visma Employee. Her må du lage deg ein brukar.
- PÅ E-POST: dei som får tilsendt lønsslipp som pdf-vedlegg på epost kan opne den der. Den er kryptert og du må bruke ressursnummeret ditt for å opne.
Har du blitt trekt i løn frå arbeidsgjevar og skal ha dette kompensert av Sande kommune?
Velg reiserekningsmodulen Expense.
Les meir i rettleiinga her. (PDF, 300 kB)
Ipad eller pc
Som folkevald får du tilbod om å låne Ipad med Sande kommune som du kan bruke i samband med vervet ditt. Ipaden er gratis å låne, men må innleverast når du er ferdig med vervet ditt.
Du kan også velge å bruke ditt eige datautstyr. Då kan du få ein kompensasjon for dette som utgjer kr 1.500 fordelt på 4 år. Du kan lese heilte reglementet under styringsdokument på påverknad og politikk.
Fritak frå kommunale verv
Folkevalde kan søkje om fritak frå verv. Reglane for dette kan du lese om i kommunalova § 7-9.
Søknad om fritak skal vere skriftleg og sendast til Sande kommune.
Søknaden må vise kva verv ein søkjer fritak frå. Du må også gi opp grunnen til at du søkjer fritak og kva dato det skal gjelde frå.
Dersom søknaden om fritak er av helsemessige årsaker, må legeattest leggast ved.
Dersom du ikkje lenger er folkeregistrert i Sande kommune er du ikkje valgbar, og vil få automatisk fritak frå alle verv.
Habilitet
Utgangspunktet for å vurdere habilitet er forvaltningslova sine bestemmelsar. Det er ikkje ulovleg å vere inhabil, med det er reglar for korleis dette skal handterast. Er du inhabil kan du ikkje vere med å avgjere saker. Men ingen skal heller ikkje erklære seg inhabil for å unngå å måtte behandle ubehagelege saker.
Det er det folkevalgde organet som sjølv avgjer spørsmål om habilitet.
Her finn du reglane for habilitet
Automatisk inhabil etter Forvaltningsloven § 6 første ledd:
"Du er automatisk inhabil dersom du:
- Selv er part i saken (se definisjon under). I så fall beskriv hvorfor du vurderer deg som part i saken.
- Er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken. I så fall angi din tilknytning og beskriv hvorfor vedkommende vurderes som part i saken.
- Er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part i saken. I så fall: angi din tilknytning og beskriv hvorfor vedkommende vurderes som part i saken.
- Opptrer eller har opptrådt som oppnevnt verge eller fullmektig (for eksempel advokat) for en part i saken etter at saken begynte. I så fall angi din tilknytning og beskriv hvorfor vedkommende vurderes som part i saken.
Er leder eller har ledende stilling i, eller er fast medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap, stiftelse, forening el.l. som er part i saken. I så fall beskriv hvilken rolle du har, hvilken selskapsform foretaket har og hvorfor foretaket vurderes som part saken. (NB: dersom foretaket er organisert som et kommunalt foretak – KF - utløser det ikke automatisk inhabilitet!)
Inhabil etter fvl § 6 andre ledd (”andre særegne forhold”)
Du kan vurderes som inhabil etter andre ledd dersom du eller noen du har nær personlig tilknytning til har særlig personlig fordel, tap eller ulempe avhengig av utfallet i saken. Det gjelder i første rekke økonomisk, men kan også være i form av goodwill, anseelse, lojalitetskonflikter og annet.
Her må det gjøres en skjønnsmessig vurdering, og det er da viktig at det foreligger nok opplysninger til at vurderingen kan gjøres. Her må det gis en tilstrekkelig beskrivelse av egen tilknytning og hvilken type fordel/tap/ulempe det gjelder slik at vurderingen kan gjøres.
NB: Den skjønnsmessige vurderingen skal ikke overprøve de klare grensene som er satt i fvl § 6 første ledd. Dvs. at det må foreligge andre forhold eller momenter enn de som er nevnt der. For eksempel: Er du søskenbarn til en part er du ikke inhabil med mindre det foreligger andre forhold utover det at du er søskenbarn som utløser inhabilitet
Spesielt om inhabilitet etter kommuneloven § 11-10.
Kommuneloven har noen regler som angår kommunal forvaltning. Her er noen eksempler som kan være aktuelle:
- Du er ikke inhabil ved valg til offentlige tillitsverv eller ved fastsetting av godtgjøring o.l. for slike verv.
- Gjelder kommunalt ansatte: Du er inhabil hvis du som ansatt i kommunen har deltatt i forberedelser til saken. Denne regelen gjelder imidlertid ikke ved behandling av årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regionalplan.
- I helt spesielle tilfeller kan det oppstå inhabilitet ved behandling av klage på enkeltvedtak. Du er inhabil dersom du har vært med å treffe det vedtaket det klages på. Det har hendt at formannskapsmedlemmer har vært inhabile ved bystyrebehandling av slike klager."
Innsynsrett
Den nye kommunelova inneheld detaljerte bestemmelsar om innsynsrett for folkevalde organ. Det er derfor ikkje lenger krav om at kommunestyret skal fastsette reglement for dei folkevalde sin innsynsrett.
Lova regulerer dei tilfella der organet krev innsyn i ytterlegare dokument enn kva organet allereie har fått tilsendt. Bestemmelsen nedanfor gir utvida rett til innsyn til eit organ, og ikkje til den enkelte folkevalde. Ettersom det er tilstrekkeleg med tre medlemmar for å kreve innsyn, anser lovgjevar at den enkelte folkevalde si moglegheit til å kreve innsyn er tilstrekkeleg ivareteken.
Dette er den aktuelle lovparagrafen:
§ 11-13. Utvidet innsynsrett for folkevalgte organer
Styrevervregisteret
Styrevervregisteret
Basert på frivillighet, kan politikere, direktører, enhetsledere og ansatte gi opplysninger om økonomiske interesser som kan påvirke deres habilitet.
Styrevervregisteret
Lokale reglement og forskrifter for dei folkevalde
Sande kommune har fleire reglement og forskrifter for dei folkevalde. Alle reglementa er vedtekne av kommunestyret, og skal rullerast i slutten av kvar kommuneval - periode.
Du finn ei oversikt over alle reglementa, forskriftene og andre styringsdokument her.
Lovlegheitskontroll
Tre medlemmar av kommunestyret kan slik kommunelova sin paragraf 27-1 bringe kva politisk sak som helst inn for statsforvaltaren til lovlegheitskontroll - det vil sei å kontrolle om vedtaket er gjort på rett måte.
Kravet må settast fram innan 3 veker etter kommunestyremøtet, jf. eiga forskrift. Lovlegheitskontrollen skal sjå på om vedtaket er innhaldsmessig lovleg, er vedteke av eit organ som har myndigheit til å gjere vedtaket og eller er blitt til på lovleg måte.
Før kravet vert sendt til kontrollinstansen skal organet som gjorde vedtaket behandle kravet på linje med korleis klagesaker skal behandlast - det vil sei gjere om eller oppretthalde vedtaket som er fatta. Kontrollinstansen kan stadfeste eller oppheve vedtaket.
Varsling om kritikkverdige forhold
Det vert rekna som varsling når du seier ifrå om kritikkverdige forhold i verksemda, også kalla "whistleblowing". Med kritikkverdige forhold meinar ein noko som er i strid med lover og reglar, kommunen sine retningsliner eller kva som allment vert oppfatta som forsvarleg og etisk akseptabelt.
Døme på kritikkverdige forhold er:
- Forhold som fører med seg fare for liv og helse
- Mobbing, diskriminering og trakassering
- Seksuell trakassering
- Korrupsjon - Underslag, tjuveri eller økonomisk svik
- Brot på teieplikta, personvern eller tryggingsrutinar
- Maktmisbruk
Kva som elles vert rekna som eit kritikkverdig forhold, kan tolkast i lys av kva det er knytt samfunnsinteresse til. altså at det må gjelde noko kommunen skal, og venteleg kan gjera noko med. Varselet bør vere tilstrekkeleg konkret til at kommunen kan forstå at det er tale om eit varsel og kva ein varslar om.
Oversendingsframlegg, interpellasjonar/ grunngjeve spørsmål og spørjetime.
Oversendingsframlegg
Oversendingsframlegg gir kommunestyrerepresentantane høve til å få klargjort saker og sett dei på dagsordenen.
Framlegget skal framsettast før kommunestyremøtet vert heva. Kommunestyret skal røyste over framlegget, og godkjenne eller forkaste det med vanleg fleirtal.
Oversendingsframlegg skal alltid stilast til formannskapet som samordnande organ. Vedtekne oversendingsframlegg skal behandlast i det påfølgande formannskapsmøtet utan saksutgreiing frå administrasjonen. Utfallet av saka i formannskapet skal refererast i kommunestyret.
Grunngjeve spørsmål
Dette er eit høve for representantane til å få opplysningar om status i ei konkret sak.
Spørsmålet bør vere kortfatta og skal sendast til ordføraren i god tid før møtet - helst slik at det kan sendast ut saman med innkallinga.
Representanten les opp spørsmålet sitt i komm8unestyret, og ordførar framfører sitt førebudde svar. Representanten får deretter høve til oppfølgjande spørsmål, som ordføraren svarer på.
Som houvdregel er det ikkje debatt på eit grunngjeve spørsmål, men møteleiar kan tillate spørsmål til oppklaring.
Det skal ikkje gjerast vedtak på grunngjevne spørsmål - ved behov kian ein ovesende saka til formannskapet eller administrasjonen for vidare oppfølging.
Interpellasjon
Dette er eit høve for representanten til å sette eit aktuelt spørsmål på sakskartet.
Interpellasjonen kan vere på inntil ei A4-side, og skal sendast ordføraren seinast 7 dagar før kommunestyret, slik at den kan sendast ut saman med innkallinga. Interpellasjonen blir sett på sakskartet som ei eiga sak.
Representanten får ordet til å grunngje interpellasjonen i møtet, før ordførar les opp sitt førebudde svar. Deretter frå interpellanten orden til oppfølging, med påfølgande svar frå ordførar. Deretter blir det opne for open debatt på temaet - om ikkje anna blir bestemt avgrensa til eit innlegg frå kvar representant. Til slutt i ordskiftet får interpellanten og ordførar høve til å kommentere debatten.
Interpellasjonsdebatten blir som hovudregel teken til vitande. Alternativt kan ein be administrasjonen legge fram eiga sak på temaet i eit seinare møte.
Dersom fleirtalet i kommunestyret meinar at det ikkje trengst meir utgreiing, så kan det gjerast vedtak i møtet. Eit mindretal (1/3 av kommunestyret) kan motsette seg votering i saka.
Interpellasjonen og det skriftlege svaret vert protokollført.
Informasjon frå og om det politiske sekretariatet
Politisk sekretariat består pr i dag av fagleiar Tove Cathrine Kvamme og informasjonskonsulent Elin Muren Rokstad. Du finn oss på kommunikasjonsavdelinga i 1. etasje på rådhuset, eller på telefon 700 26700 i opningstida.
Vi har også direktenummer; Tove har 99531346 og Elin har 97754403.
E-postadressene våre er tove.cathrine.kvamme@sande.kommune.no og elin.rokstad@sande.kommune.no
Våre arbeidsoppgåver er m.a. å sørge for at politikarane har det utstyret og dei kunnskapane dei treng for å gjere ein god jobb som folkevalde. Vi samarbeider tett med ordførar og varaordførar då vi har jamnlege møter med desse.
Sekretariatet har som overordna mål å bidra til politisk styring av Sande kommune. Det er blant anna å sørge for at dei formelle prosessane fungerer, og at det vert lagt til rette for aktive politiske prosessar.
Nokre av våre oppgåver:
- sekretariatsfunksjon for kommunestyret, formannskapet, helse- og oppvekstutvalet, næring, teknisk og miljøutvalet, kommunalt råd for personar med nedsett funksjonsevne, eldrerådet og ungdomsrådet
- valansvar og valsekretariatsfunksjon
- informasjon til publikum, primært via kommunen sine nettsider, og ved forespørsler
- tilrettelegging for representasjon
- folkevalgtopplæring
- fritak og supplering av folkevalgte
- gjennomføring av vigsel i samarbeid med vigslar