Rutine for anbod og innkjøp

Rutine for anbod og innkjøp

Sande kommune er medlem av eit interkommunalt samarbeid med fleire sunnmørskommunar på innkjøpsområdet, der Ålesund kommune er vertskommune. Ålesund kommune har fullmakt til å inngå rammeavtalar og å administrere desse, derav også arkivansvaret for dokument som berører innkjøp. Sande kommune har tilgong til avtalane gjennom innkjøpssystemet Mercell.

Denne rutina for innkjøp og anbod gjeld for Sande kommune sine eige innkjøp og anskaffelsar som går utanom det interkommunale samarbeidet. 

Dokumenttype:

  • X – og N-notat – interne dokument
  • I – Innkomande brev/epost som kjem på postlista
  • U – utgåande brev/epost som kjem på postlista
  • SMS – kan og vere arkivverdig

Tilgangskode på dokument

  • O – offentleg
  • U – dokumet er skjerma for innsyn. Avsendar, mottakar og brevtittel er synleg på postlista med mindre det er vektig grunn for skjerming av dette.

Alle dokument er i utgangspunktet offentlege og vurdering i tabellen under er tilrådingar frå arkivet på heimlar dersom dokumenta treng skjerming.

 

Lovheimel

  • Offentleglova § 23.3
  • Offentleglova § 13/Lov om offentlege anskaffelser § 3-6
  • Offentleglova § 14

Sakstittel: "Innkjøp/anbod XX(år) - Kva innkjøpet gjeld» .

Forarbeid

Nr.

 

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast 

1.

Notat førebuingar for konkurransen og om krav.spek. i planlagd anbodskonkurranse

N - notat

U – off.l. § 14

Kan

Kunngjering

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Konkurransegrunnlaget med kravspesifikasjon og vedlegg

U - utgåande

O - offentleg

Skal

Kunngjering på Doffin, heimeside m.m. – ved anbod over kr 500 000

     
Anbod og anbodsopning

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Spørsmål og svar om innkjøp

Inngåande /Utgåande /N Intern notat

O - offentleg

Kan

Anbodsopningsprotokoll

Intern notat - N

U – off.l. § 23.3

Skal

Stadfesting på motteke anbod

Utgåande

O - offentleg

Skal

Originale anbod

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Skal

Tilleggsfrist for ettersending av dokument

Utgåande

O - offentleg

Kan

Ettersending av dokumentasjon (jf. pkt. 8)

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Avvising av anbod

Utgåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Førespurnad om grunngjeving/klage

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Svar på førespurnad/klage

Utgåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Evaluering og forhandling

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Referat frå forhandling

Utgåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Revidert anbod

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Evaluerings- og resultatrapport

Intern notat - N

U – off.l. § 14

Skal

Avtale og innkjøpsprotokoll

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Innkjøpsprotokoll (ferdigstillast etter signert avtale)

Intern notat - N

U – off.l. § 14

Skal

Melding om val av leverandør

Utgåande

O - offentleg

Skal

Førespurnad om grunngjeving/klage

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Svar på førespurnad/klage

Utgåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Innsynskrav

Inngåande

O - offentleg

Kan

Svar på innsynskrav

Utgåande

O - offentleg

Kan

Signert avtale

Inngåande

O - offentleg

Skal.

Ved ev. store kontraktar kan det også arkiverast på papir (ta kontakt med arkiv)

Garantibevis og anna dokumentasjon

Inngåande /Utgåande /N Intern notat

U – off.l. § 23.3

Kan

Om dokument er oppretta skal dei arkiverast