Rutine for anbod og innkjøp
Sande kommune er medlem av eit interkommunalt samarbeid med fleire sunnmørskommunar på innkjøpsområdet, der Ålesund kommune er vertskommune. Ålesund kommune har fullmakt til å inngå rammeavtalar og å administrere desse, derav også arkivansvaret for dokument som berører innkjøp. Sande kommune har tilgong til avtalane gjennom innkjøpssystemet Mercell.
Denne rutina for innkjøp og anbod gjeld for Sande kommune sine eige innkjøp og anskaffelsar som går utanom det interkommunale samarbeidet.
Dokumenttype:
- X – og N-notat – interne dokument
- I – Innkomande brev/epost som kjem på postlista
- U – utgåande brev/epost som kjem på postlista
- SMS – kan og vere arkivverdig
Tilgangskode på dokument
- O – offentleg
- U – dokumet er skjerma for innsyn. Avsendar, mottakar og brevtittel er synleg på postlista med mindre det er vektig grunn for skjerming av dette.
Alle dokument er i utgangspunktet offentlege og vurdering i tabellen under er tilrådingar frå arkivet på heimlar dersom dokumenta treng skjerming.
Lovheimel
- Offentleglova § 23.3
- Offentleglova § 13/Lov om offentlege anskaffelser § 3-6
- Offentleglova § 14
Sakstittel: "Innkjøp/anbod XX(år) - Kva innkjøpet gjeld» .
Forarbeid
|
Nr.
|
Dokument
|
Dokument- type
|
Tilgang og heimel
|
Dokument skal/kan opprettast
|
|
1.
|
Notat førebuingar for konkurransen og om krav.spek. i planlagd anbodskonkurranse
|
N - notat
|
U – off.l. § 14
|
Kan
|
Kunngjering
|
Dokument
|
Dokument- type
|
Tilgang og heimel
|
Dokument skal/kan opprettast
|
|
Konkurransegrunnlaget med kravspesifikasjon og vedlegg
|
U - utgåande
|
O - offentleg
|
Skal
|
|
Kunngjering på Doffin, heimeside m.m. – ved anbod over kr 500 000
|
|
|
|
Anbod og anbodsopning
|
Dokument
|
Dokument- type
|
Tilgang og heimel
|
Dokument skal/kan opprettast
|
|
Spørsmål og svar om innkjøp
|
Inngåande /Utgåande /N Intern notat
|
O - offentleg
|
Kan
|
|
Anbodsopningsprotokoll
|
Intern notat - N
|
U – off.l. § 23.3
|
Skal
|
|
Stadfesting på motteke anbod
|
Utgåande
|
O - offentleg
|
Skal
|
|
Originale anbod
|
Inngåande
|
U – off.l. § 23.3
|
Skal
|
|
Tilleggsfrist for ettersending av dokument
|
Utgåande
|
O - offentleg
|
Kan
|
|
Ettersending av dokumentasjon (jf. pkt. 8)
|
Inngåande
|
U – off.l. § 23.3
|
Kan
|
|
Avvising av anbod
|
Utgåande
|
U – off.l. § 23.3
|
Kan
|
|
Førespurnad om grunngjeving/klage
|
Inngåande
|
U – off.l. § 23.3
|
Kan
|
|
Svar på førespurnad/klage
|
Utgåande
|
U – off.l. § 23.3
|
Kan
|
Evaluering og forhandling
|
Dokument
|
Dokument- type
|
Tilgang og heimel
|
Dokument skal/kan opprettast
|
|
Referat frå forhandling
|
Utgåande
|
U – off.l. § 23.3
|
Kan
|
|
Revidert anbod
|
Inngåande
|
U – off.l. § 23.3
|
Kan
|
|
Evaluerings- og resultatrapport
|
Intern notat - N
|
U – off.l. § 14
|
Skal
|
Avtale og innkjøpsprotokoll
|
Dokument
|
Dokument- type
|
Tilgang og heimel
|
Dokument skal/kan opprettast
|
|
Innkjøpsprotokoll (ferdigstillast etter signert avtale)
|
Intern notat - N
|
U – off.l. § 14
|
Skal
|
|
Melding om val av leverandør
|
Utgåande
|
O - offentleg
|
Skal
|
|
Førespurnad om grunngjeving/klage
|
Inngåande
|
U – off.l. § 23.3
|
Kan
|
|
Svar på førespurnad/klage
|
Utgåande
|
U – off.l. § 23.3
|
Kan
|
|
Innsynskrav
|
Inngåande
|
O - offentleg
|
Kan
|
|
Svar på innsynskrav
|
Utgåande
|
O - offentleg
|
Kan
|
|
Signert avtale
|
Inngåande
|
O - offentleg
|
Skal.
Ved ev. store kontraktar kan det også arkiverast på papir (ta kontakt med arkiv)
|
|
Garantibevis og anna dokumentasjon
|
Inngåande /Utgåande /N Intern notat
|
U – off.l. § 23.3
|
Kan
|
Om dokument er oppretta skal dei arkiverast
Publisert av Kathrine Husø Johansen
Sist endra 17.04.2023 14:53