Restanserapport

Restanserapporten viser oversikt over restansar i avdeling og på sakshandsamarnivå. Det vert ikkje teke hensyn til at forfallsdato må vere passert for at journalposten skal gje restanse. Restanserapport vert skreven ut til sektorsjef/avdelingssjef etter kvart kvartal. Sakshandsamarar med mykje restansar får også utskreven restanserapport og purring på desse.

Kvalitetssikre offentleg journal

Rapport for å kvalitetssikre data som kjem fram på offentleg journal. Arkivleiar kvalitetssikrar den offentlege journalen første arbeidsdag i kvar mnd.

Andre rutinar for oppfølging

Ledelsesinfo

I samarbeid med leiarar og sakshandsamarar: ta ut oversikter frå ledelsesinfo basert på t.d. antal aktive saker, antal restansar, behandlingstid. Arkivtenesta bør bruke oversikta ein får gjennom «arkivforvaltning» i Ledelsesinfo, og rette opp dei evt. manglane som kjem fram i denne oversikta.

Oppfølging og kvalitetssikring før ein sakshandsamar sluttar

Sjekke om sakshandsamar har restansar, skal dei avskrivast/overførast andre, evt. dokument som ligg utsjekka, saker som skal avsluttast/overførast til andre?

Rutinar for ulike fagsystem 

Det skal vere rutinar for dei ulike fagsystema som er i bruk i kommunen. Arkivleiar har ansvar for å sjå til rutinar er utarbeida og systemansvarleg for systemet har ansvar for å utarbeide dei.