Det vert oppretta ei ny personalmappe for kvar tilsett. 

Personalmappene skal ha sakstype VPER, har fast skriveregel i malsak og integrasjon frå Visma Enterprise. 

Dei “gamle” personalmappene i struktur som var oppretta ved inngang til nytt system i 2019 vert avslutta, men einingsleiar har lesetilgong til mappene. Det vert oppretta kryssreferanse mellom ny og gamal personalmappe.

Skriveregel for personalmappe

Tittel 1: Personalmappe
Tittel 2: fornamn og etternamn (skjerma tekst)
Klassering: Fødselsnummer vil ligge inne som standard ordningsprinsipp og gjeldande fødselsnummer leggast til som ordningsverdi ved å velje «Rediger» i menyfeltet
Arkivdel: PERS – Personalarkiv.

Sjå eigne rutinar.

Vert oppretta ved arbeidsflytar tilpassa kvar einskild søknadstype.

Kjem ut i fulltekst på Innsyn

Dokument som gjeld einskildelevar er produsert og arkivert i fagsystemet Vigilo. Integrasjon mot documaster arkivkjerne når den er klar. 
I elevmapper i websak ligg dokument produsert i tidlegare fagsytem, samt dokument produsert direkte i websak. 

Skriveregel: Tittel1 elevmappe  Tittel2: Namn Etternamn

Arkivdel: Elev

Sakstype: Elev

Tilgangskode: E

Klassering: Fødselsnummer 11 siffer.

Delegert vedtak: Logoped, tildeling av spes.ped 

Vert ikkje publisert på Innsyn

Dokument som gjeld einskildborn er produsert og arkivert i fagsystemet Vigilo. Integrasjon mot documaster arkivkjerne når den er klar. 
I barnehagemapper i websak ligg dokument produsert i tidlegare fagsytem, samt dokument produsert direkte i websak. 

Skriveregel: Tittel1 Barnehagemappe  Tittel2: Namn Etternamn

Arkivdel: Barn

Sakstype: Barn

Tilgangskode: BA

Klassering: Fødselsnummer 11 siffer.

Delegert vedtak: Logoped, tildeling av spes.ped 

Vert ikkje publisert på Innsyn

Skriveregel mappe:

Tittel1: Flyktningmappe

Tittel2: Namn Etternamn Fnr/dufnr

Arkivdel: Flykt

Sakstype: Flyk

Tilgangskode: F

Klassering: fødselsnummer 11 siffer. Om ein ikkje har fødselsnummer, ventar vi med klassering til dette er klart.

Vert ikkje publisert på Innsyn

OBS! Landbrukssakene kan ligge både i arkivdel GBNR (for eigedomshøve), i SJUKLAN for det som gjeld sjukdomsavløysing og SSA for andre typer saker (klassering 71)

Egne skrivereglar i eige dokument.

Arkivdel GBNR vert publisert i fulltekst, så ver obs på opplysningar uoff.

Saker i SJUKLAN er alle u.off, tilgangskode UO.

Standardtekstar:

Delegerte saker: Disp gjødselsspreiing, disp krav om gjødselsplan, skadefelling grågås,

Saksframlegg: nydyrking, konsesjon, jordlovsbehandling (eigne standardtekstar)

Tittel1: "Firma/søkjar" - Tilskot frå kommunalt næringsfond/HoppId

Tittel2: "Prosjekt - tiltak"

Klassering: 12

Tilgangskode: Søknadar og tilskot er som houvdregel offentlege.

Skriveregel Inngående: Søknad om tilskot frå kommunalt næringsfond/HoppId

Vert publisert i fulltekst på Innsyn

Skal brukast i spesielle tilfeller der dokumentasjonen ikkje ligg i Gerica eller i andre fagsystem.

Tittel1: Pasientsak - <Type sak>

Tittel2: <Fornamn Etternamn>

Arkivdel: PASIENT

Sakstype: PAS

Tilgangskode: PA

Klassering: fødselsnummer 11 siffer.

Vert ikkje publisert på Innsyn

Tittel1: Startlån

Tittel2: <Fornamn Etternamn>

Arkivdel: START

Sakstype: STL

Tilgangskode: ST

Klassering: SSA 15.

Vert publisert metadata på Innsyn.

Tittel1: <<stilling, stillingsprosent, dato>>

Arkivdel: STI

Sakstype: TS

Tilgangskode: T, § 25.

Klassering:    S  - Stillingsid frå Webcruiter og/eller  SSA 05

Skrivereglar:  Sjå eiga prosedyre for utlysing, rekruttering og tilsetjing.

Standardtekster: Tilsettingsvedtak, Tilbod om stilling

Dokument frå Webcruiter kjem inn i desse sakene. 

Alle dokument, minus offentleg søkjerliste, frå tilgangskode T. Når tilsettinga er ferdig og den tilsette har takka ja til stillinga kan vi offentleggjere tilbod om stilling (ta vekk tilgongskode). 

Vert publisert metadata på Innsyn. 

Tittelfelt 1: Disiplinærsak  NB! skal ikkje endrast

Tittelfelt 2: Namn Etternamn

Sakstype: PERB

Arkivdel: DISI

Tilgangskode: PB

Klassering: fødselsnummer 11 siffer.

Legge til tilgong for HR og evt andre som må ha tilgong til saka. 

Tittel1: Vaksenopplæring - <Type sak>

Tittel2: <Fornamn Etternamn>

Arkivdel: VAKSOP

Sakstype: VO

Tilgangskode: V

Klassering: Fødselsnummer 11 siffer

Vert ikkje publisert på Innsyn.

Saksmappe for kommunale utleigebustadar og bustadar som vi leiger privat for vidareutleige. 

Inneheld m.a. husleigekontrakter og det som berører husleigeforholdet. 

Skrivereglar for saksmappe:

Tittel 1: Gnr Bnr Husnamn – Adresse, Poststad  (eks: Gnr 73  Bnr 108  Ungdomsbustad nr 6  - Leina 38, Sandshamn) - Utleigeforhold

Arkivdel: BYGG

Klassering: GBNR

Tilgongskode: UO

Skriveregel for journalpost:  Husleigekontraktene skal unnatakast off. slik at namn på leigetakar ikkje vert offentleggjort.
 

Vert publisert metadata på innsyn

TT-kort, parkering og følgekort.

Ei mappe pr saksfelt.

Klassering: SSA 31 og 61

Arkivdel: TRAN - transport

Tilgangskode: UO

Standardtekstar:  Har diverse standardtekstar for vedtak og brev. Ligg knytt til arkivdelen.

Vert ikkje publisert på Innsyn

Kommunale administrasjonsbygg

Saksmappe for diverse vedr kommunale bygg, som brannsyn, elektriske kontrollar,  vedlikehald, 

Skrivereglar for saksmappe:

Tittel 1: Gnr bnr  - Namn på bygg  - Adresse, poststad

Sakstype: GS - Generell sak

Arkivdel: BYGG

Klassering: GBNR

Tilgangskode:  må offentlegvurderast i kvart einskild tilfelle. 

Vert publisert metadata på Innsyn.

ARKIVDEL: BRANN – Integrasjon mot Komtek brannforebygging.

Vert publisert metadata på Innsyn.