Møtekalendar

Utvalssekretæren legg inn møtekalenderen for eigne utval i Acos Møte. Møteplanen er vedteken for eit halvår i gongen. Endringar i møteplanen skal også leggast inn av sekretariatet.

Utbetaling av møtegodtgjersle og leiargodtgjersle til styre, råd og utval: Sekretariatet for dei ulike styre, råd og utval fører oversikt over kven som har delteke i møte, og syter for utbetaling av leiar- og møtegodtgjersle etter gjeldande reglar.

Fullført saksbehandling

Med fullført sakshandsaming meiner vi:

Sakshandsamar lagar saksframlegg med slik form og slikt innhald at saka kan behandlast i alle folkevalde organ utan nye utgreiingar eller framstillingar. Dette gjeld og for saksbehandling til administrative avgjerdsorgan.
 

Når det er gjort endeleg vedtak i utvalet, skal politisk sekretariat i samråd med sakshandsamar sende ut melding om vedtak til aktuelle partar.

Sakshandsaminga skal gjerast på lågast mogeleg nivå jf. Delegeringsreglementet til kommunen. Sakshandsaminga skal vere utført av person med naudsynt kompetanse. Dette for å gi saka ei forsvarleg handsaming, jf. forvaltningslova.

 

Lover og reglement

Behandling av utvalssaker er regulert gjennom lover, forskrifter og internt regelverk.

Følgjande lover er dei mest sentrale:

• Kommuneloven
• Forvaltningslova
• Offentleglova

Internt:

• Politisk reglement
• Delegasjonsreglement

Ved oppretting av saksframlegg til politisk behandling skal ein starte med å lage nytt dokument, Saksframlegg. Fyll ut tittel og lagre. Åpne oppmelding og vel standardtekst for den type saksframlegg du skal skrive. 

Her får du tilgong til riktekstboksar for Samandrag, Tilråding og Saksopplysningar. Her skriv du teksten som skal verte til dokumentet saksframlegg. Når du er ferdig å skrive, avslutt oppmelding og lag saksdokument. 

Sakshandsamar må ha godkjenning frå leiar, her skal godkjenningsprosessen i saksbehandlingssystemet brukast. Saksnummer vert påført når utvalsekretær set opp saklista etter at alle sakene er samla. Dokument som skal skjermast for offentleg innsyn må ha tilgangskode i saksbehandlingssystemet. Dette gjer at desse dokumenta ikkje kjem ut på innsynsløysinga vår og utvalssekretær vil avgrense kva politikara som får dokumenta i politikarportalen ser (berre dei som skal i møte får lese) Saksframlegget skal vere klart (og godkjent av leiar) seinast klokka ti dagen for utsending.

Vel Åpne oppmelding. I tekstboksa for oppmelding brukar du kryss nede til høgre for å melde opp til utval. Vel om du vil ha referatsak, politisk sak, delegert sak eller orienteringssak og utvalet det skal meldast opp til. Om det skal opp i fleire utval må du repetere denne prosessen. Saka er no meldt opp til utvalet. 

Du får i bilde også opp val som gjer at du kan legge til oversikt over andre relevante dokument i saken (opplysning om at dokumentet er i mappa, men vert ikkje lagt ved som vedlegg). Når du er ferdig, bruk krysset nede til høgre og lag nytt saksdokument og så avslutt oppmelding. 

Sakshandsamar er ansvarleg for å overhalde vedtekne tidsfristar og møteplanar.

Kommunedirektør og/eller sektorsjef må ha tid til saksgjennomgang: Saker som skal til handsaming i utval må vere kommunedirektør/sektorsjef i hende slik at han/ho har tilstrekkeleg tid til å sette seg inn i saka og mulegheit til å kome med innspel: 

• Større prinsipielle saker - lengre tid
• Ordinære saker - 3 arbeidsdagar
• Kurante saker - 1 arbeidsdag

Kva som er tilstrekkeleg tid må vurderast utifrå:

• Om saka er av prinsipiell, politisk eller av administrativ karakter (krev lengre tid) eller av reint fagleg karakter (kortare tid)
• Om kommunedirektøren har vore inne i saka tidlegare eller på annan måte vorte informert om problemstilling og saksgang
• Om innhaldet tidlegare har vore politisk handsama eller på annan måte er ei oppfølging av lovpålagde oppgåver eller i samsvar med pålegg frå politiske organ eller kommunedirektøren

Utvalssekretærane skal ha eit godkjent saksframlegget på kølista:

• Kommunestyret - 7 dagar før møtet vert halde
• Alle andre utval - 5 dagar før møtet vert halde

Møteinnkalling

Innkalling vert gjort i samsvar med reglement for kommunestyret og andre faste utval og nemnder.

Innkallinga skal gi opplysningar om:

• Utval som skal møte
• Møtestad og tidspunkt
• Forfall, korleis melde og til kven
• Saker som skal handsamast også referatsaker, delegerte saker m.m.

 

Orienteringssaker

Orienteringssaker av ein viss betyding vert sett på vanleg saksliste og gitt politisk saksnummer. Ein skriv då orienteringssak før tittelen på saka. Det er viktig å skilje mellom orienteringssaker og melding/ referatsaker.

Referatsaker

Referat og meldingar. Både inngåande og utgåande journalpostar kan refererast i

politiske utval. Sakshandsamar har ansvar for å melde opp journalpostar som skal

refererast i eit utval.
Utvalssekretær finn desse i kølista for saker som er meldt til utvalet.

Delegerte saker

Delegerte saker har eige delegert-saksnummer. 

Det skal nyttast eigen mal «Delegert vedtak» og det må meldast opp til rett politisk utval.

Dei skal meldast opp til næraste utval (det utvalet som har delegert mynde til administrasjonen) som referatsak.

 

Utsending - utvalsekretær

Utvalssekretærane har ansvar for at møteinnkalling med sakspapir vert sendt ut

• 5 dagar før møtet vert halde til alle utval med unntak av kommunestyret
• 7 dagar før møtet vert halde for kommunestyret

 

Møteinnkallinga som inneheld saker unnateke offentleg innsyn er det eiga rutine for. Her må utvalssekrærane i møtemodulen. Under fana behandling markerar du saka som er unnatake offentleg innsyn. Gå så til fana Sak metadata og opne der som står Fjern tilgang til i møteportal. 

Det er særs viktig at dette vert gjort, slik at berre dei som har behov for informasjonen får den.

 

Renummerering

Ved låst sakskart – lås opp.

Då kan nummerering endre seg. Det som då må gjerast er at alle utvalsmøter som har vore må låsast opp og begynne på rettt møte (om der har vore ei innkalling til). Møte nr.1 ordne det. Lås møte. Ordne møte nr. 2 ordne det Lås møte. Dette skal rette nummerering.

Utsette saker

Utvalssaker som vert utsette/ trekte frå sakskartet skal ha nytt utvalssaksnummer ved neste handsaming, men same saksnummer.

Møteprotokoll

Vedtak og handsaminga i utvalet skal førast i møteprotokollen.

Alt som vert teke opp i utvalsmøta, mellom sakene som er melde opp, skal skrivast inn etter saklista i møteprotokollen. Det skal kome fram kvar i møte det vart teke opp.

Politikarane som vert valde til å lese igjennom protokollen får denne tilsendt med frist for tilbakemelding. Når tilbakemelding er gitt skal utvalsekretæren låse protokoll og sakskart for dette møtet.

Protokollen for alle utvala vert godkjent i det påfølgjande møte. 

Arkivering

Ferdigstill behandlinga. Husk å sjekke saka som vert oppretta for møte. Ferdigstill alle dokument og avslutt saka.
 

Oppbevaring av møtebøker og protokollar

Innbinding/oppbevaring av møtebøker og protokollar Sande kommune skal ha følgjande ordning med innbinding og oppbevaring av møteinnkallingar, protokollar og sakdokument:

· Møteinnkalling m/saksdokument og vedlegg er elektronisk godkjende og arkiverte i Acos, og vert ikkje innbundne.

· Møteprotokoll for kvart enkelt utval med politisk handsaming og vedtak er arkiverte i Acos, vert godkjent i påfølgande møte.

Når saksframlegget er ferdig behandla politisk vil du få melding via korga Mine politiske vedtak til oppfølging. At saka ligg der betyr at det er gjort eit endeleg politisk vedtak i den.

Då har saksbehandlar, i samråd med politisk sekretær ansvar for to ting:

1. Lage vedtaksbrev – høgreklikk på dokumentet, Behandle og lag vedtaksbrev. Du får no opp eit vindu der du legg inn tittel m.m. Om du vil ha med heile saksgangen husk å huk av for det. Det kjem no opp eit tekstdokument der du kan skrive inn det du måtte ønske. Når du har sendt ut informasjon om vedtaket til dei som skal ha det
    
2. Endre vedtakskode. Her kan du sette vedtakskode:

• om saka er effektuert,
• om det er sendt uttale til nokon eller
• om du ventar på svar på arbeid internt i organisasjonen

Det er viktig at saksbehandlar har oversikt over at dette blir gjort, anten ved å gjere det sjølv eller at politisk sekretariat gjer det. I systemet kan det takast ut rapportar over vedtakskodene slik at det vert lettare for leiar og politikarar å halde oversikta over kva som er gjort i saka.